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【ToDOリスト攻略】シンプルで効果的な書き方と運用方法

仕事や日々の管理ツールとして有名なToDoリスト。

いまはToDo管理に特化した手帳やアプリなど色んなツールが出てきており、

どれで運用するのがいいのか迷っている方も多いと思います。

実は私もつい最近まではToDo管理ツール迷子の1人でした。

そして遂に継続的に運用できるToDo管理の方法に出会うことができました。

本記事では、そんな私が最近出会ったシンプルかつ効果的なToDoリストのツールと、

その運用方法について紹介していきます。

ToDoリストを書く3つの目的

皆さんそれぞれにToDoリストを書く目的があると思いますが、

私の場合は次の3つを目的としています。

ToDoリスト 3つの目的
1.目の前の仕事に集中する
2.作業の抜けモレを防止する
3.時間を有効活用する

それぞれ詳しく説明していきましょう。

1.目の前の仕事に集中する

私がToDoリストを書く一番の目的は「目の前の仕事に集中する」ことだと思っています。

普段仕事をしている途中でも、ついつい小さなことが気になったり、

別の仕事を思い出して、意識が別のところに行っちゃうことってありますよね。

ToDoリストが手元にあると、頭の中をカラにして今の仕事に没頭していいんです。

1つ仕事が終わればToDoリストを見て、次のタスクにうつるだけです。

常に目の前の仕事に集中できるというだけで、生活や人生に大きな影響を与えてくれます。

2.作業の抜けモレを防止する

一日の終わりにふと思い出す。

「あっ!アレやるの忘れてた!」

誰でも一度は経験したことあると思います。

ToDoリストはものすごいスピードで日々動く世界においても、

凡ミスによる作業の抜け漏れを防いでくれる役割を担ってくれます。

3.時間を有効活用する

あなたはなぜToDoリストを書くのでしょうか。

最終的な目的は「自由な時間を増やしていくこと」だと私は考えています。

ToDoリストを使うことで今の仕事に集中して抜け漏れを防止していった結果として、

時間を有効活用できるようになります。

浮いた時間を勉強に充てたり、家族との時間を増やしたり、ゲームをしたり、、、

普段したいと思っていてもなかなか時間がとれない方も

自由な時間を増やすことができます。

継続するためのコツ

手書きでシンプルなメモを意識する

スマホアプリや手帳など色々試しましたが、今も継続している方法はメモ用紙に手書きをする方法です。

結局、シンプルな方法が続くんですよね。

また、タイピングで打ち込むより手書きの方が記憶にも残りやすいという研究結果もあり、

書き出すだけで頭の中を整理することができます。

手元にある持ち運べるサイズの紙とペンを用意して書いていきましょう。

ちょうど手のひら全体に乗るくらいのサイズが机の上でも邪魔にならずオススメです。

また、書き方はこの後で紹介していますので参考にしてみてください。

書く時間を決める

継続に最も重要なことは、習慣化することです。

なにも考えなくても毎日歯みがきをするように、

習慣化された行動は息をするように継続できるものです。

そして習慣化のコツは毎日同じ時間に同じことをすることです。

私の場合は、夕食後にお風呂から上がったら次の日のToDoリストを書くと決めています。

さらにオススメの時間は寝る前の時間です。

寝る前に考えていたことは睡眠中に脳の中で整理されますので、

寝る前に次の日の予定や仕事の課題についてぼんやりとでも考えるだけで、

寝ている間に脳が整理してくれるのです。

せっかく書くのですから、効果の得られる有効な時間に書いてしまいましょう。

すべて書けなくても良い

明日の予定は、抜けモレなく全てを書けなくても問題有りません。

夜にToDoリストを書いていて予定が抜けているような気がする場合は、

翌日の朝にもう一度向き合ってみましょう。

ToDoリストを書くことが辛いことだと感じてしまうと継続できなくなってしまいます。

完璧を目指さず、寝る前のリラックスした状態で気軽に書くことを意識しましょう。

具体的な書き方紹介

それでは、実際の書き方を紹介していきましょう。

ちなみに私のToDoリストの書き方は、書籍「アウトプット大全」を元にさせていただいています。

書いていくポイントは次の3つです。

・紙に手書きで書く
・6項目で、それぞれ3つずつ
・仕事とプライベートを分ける

それぞれについて、詳しく説明していきましょう。

紙に手書きで書く

先ほども説明しましたが、重要なポイントですので改めて説明しておきます。

ToDoリストは紙に手書きで書きましょう。

持ち運びの手軽さとデスクにいても素早く見れるツールとして

紙以上のツールは未だに発明されていません。

ToDoリストは長期で保管しておく必要もありませんので、

電子データではなく紙で運用するようにしましょう。

6つの項目に3つずつ書く

ToDoリストの中身は項目を分けて書いていきます。

項目は以下の6つに分けます。

「午前タスク」「午後タスク」「毎日」「スキマ」「遊び」「その他」

各項目にそれぞれ3つのToDoを書いていきます。

具体的なToDoリストのフォーマットは以下のようになります。

手書きのToDoリストのメモ帳

「午前タスク」「午後タスク」は、その日のメインの仕事です。

「毎日」は、毎日おこなうルーティンの仕事や作業です。

「スキマ」は、スキマ時間に終わらせたい小さな作業です。目安は1タスク10分以内のタスクですね。

「遊び」にはプライベートの予定を書きます。

「その他」には書ききれなかったタスクや分類し辛いタスクを書いていきます。

ここで注意してほしいことは

「すべて書けなくても良い」「すべて実行できなくても良い」ということです。

合計18タスクすべてを一日でやり切れる日なんて、ほとんどありません。

これだけ項目があると普段やらないと思っていることも書けるメリットもありますので、

必ず優先順位を持って、その日に終わらせないといけないものには赤線を引いておくなど

自分自身でいろいろと工夫を加えていきましょう。

仕事とプライベートを分ける

合計18タスクあると、プライベートでやりたいことも入ってきます。

特にスキマ時間にやりたいことって沢山ありますよね。

ただし、仕事中にプライベートの予定がチラチラと目に入ってしまうと

内容によって集中できないこともあるかと思います。

ToDoリストを有効に運用するためにも、プライベートの予定は極力「遊び」項目だけに書くようにしましょう。

プライベートの予定が多くて同じ項目にどうしても仕事もプライベートの予定も入れたい場合は、

仕事のタスクに下線を引いたりしてしっかりと切り分けしておきましょう。

運用方法を紹介

せっかく書いたToDoリストを効率的に運用するための運用方法についても紹介します。

まず書いたToDoリストは、デスクワークの場合は机の上に置くなど

常に目に見える位置に置いておくようにしましょう。

そして終了したタスクはペンで横線を引いて消していきます。

タスクをひとつ達成したわけですので、気持ちよく一気にシャッ!!と線を引いて、

すぐに次のタスクを確認して次の仕事にうつっていきましょう。

まとめ:アウトプットの量を上げていこう

今回紹介したToDoリストの書き方と運用方法を活用して、

皆さんの人生が少しでも豊かになっていただければうれしいです。

この内容はベストセラーである「アウトプット大全」の中でも

たくさんアウトプットしていくためのToDoリスト管理法として紹介されております。

ToDoリストは私たちの仕事の効率や日々の生活を少しだけ向上してくれる、あくまで道具です。

道具の使い方をうまくなるよりも、そこから得られる結果、つまりアウトプットの量を多くしていくことが何よりも重要です。

アウトプット大全では、アウトプットの量を高めて仕事や勉強の質を上げていく方法を80個も紹介してくれています。

今回紹介したToDoリスト管理方法の元ネタや、効率的な勉強法について学んでいきたい方は、是非アウトプット大全を読んでみてください。

実行すればあなたの人生を豊かにする情報が必ず手に入ります。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。